株式会社ハーティネス（以下、当社）は、ステークホルダーの皆様から取得した個人情報の重要性を認識し、保護することを当社の事業活動の基本であると共に経営上の最重要な課題の一つと考えています。

皆様へ安心・安全・信頼のサービスを提供していくため、以下のような基本方針を定め全スタッフに周知徹底を図り、これを遵守しています。

1. 基本方針

  1. 当社は、個人情報保護法および関連するその他の法令・規範を遵守します。また、個人情報保護に関する社内規定（以下、当社規定）を定め、これを実施し、維持すると共に、継続的な改善に努めます。
  2. 当社は、個人情報保護に関する管理体制を確立するとともに、当社規程を役員および従業員に周知し、その遵守徹底に努めます。
  3. 当社は、個人情報をお客様に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。また、当社はお客様からご提供頂いた個人情報を、お客様の同意がある場合または正当な理由がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
  4. 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、き損等の予防に努め、情報セキュリティの向上、是正を継続的に実施します。
  5. 当社は、お客様からの個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。

2023年10月01日制定
株式会社ハーティネス
代表 山里 慈子

2. 個人情報の利用目的

当社は、お客様から個人情報をご提供頂く場合、予め個人情報の利用目的を明示し、その利用目的の範囲内で利用します。予め明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、お客様の同意を頂いた上で利用します。当社が保有する個人情報の利用目的は下記の通りです。

（1）お客様に関する個人情報

  • 当社サービスに関するご案内、ご提供のため
  • お問い合わせ、ご相談への対応のため
  • 契約の締結、履行および契約管理のため
  • 当社サービスの改善、新サービスの開発のため
  • 各種資料、電子メール、ダイレクトメール等による情報提供のため
  • 不正行為の防止および対応のため
  • その他、上記利用目的に付随する目的のため

（2）お取引先様に関する個人情報

  • 業務上必要な連絡、契約の履行、商談等のため
  • 取引先情報の管理のため

（3）LMS研修サービス利用者に関する個人情報

  • 受講者登録、本人確認およびアカウント発行のため
  • 受講案内、受講開始通知、ログイン情報通知、パスワード再設定その他受講に必要な連絡のため
  • 学習進捗の管理、修了判定、受講履歴の管理および修了証発行のため
  • 受講者からのお問い合わせ対応およびサポート提供のため
  • サービスの維持、改善、障害対応および不正利用防止のため
  • 契約の履行その他上記に付随する業務遂行のため

3. 個人情報の適正な取得

当社では、個人情報の取得は、適法かつ公正な手段で行います。

4. 個人情報の提供

  1. 当社は、次の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に開示または提供しません。
    1. お客様の同意がある場合
    2. 法令に基づく場合
    3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、お客様の同意を取ることが困難な場合
    4. 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
    5. 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合
  2. 当社は、上記（1）に関わらず、お客様へのサービス提供、お問い合わせ等への対応に関して、当社の関係会社や代理店より対応させて頂くことが適切と判断される場合に、お客様の住所、氏名、電話番号等を当該関係会社等へ提供することがあります。この場合、お客様は当社に対し当該関係会社等への個人情報提供の停止を請求することができます。

5. 安全管理措置

当社は、取得した個人情報について、漏えい、滅失、き損、不正アクセス等の防止その他個人情報の安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じます。

また、個人情報を取り扱う従業者および委託先に対して、必要かつ適切な監督を行います。

6. 個人情報漏えい等発生時の対応

当社は、個人情報の漏えい、滅失、き損その他の個人情報の安全管理に係る事案が発生し、またはそのおそれがあることを認識した場合には、速やかに事実関係を調査し、被害拡大の防止および再発防止に努めます。

また、本人の権利利益を害するおそれが大きい事案が発生した場合には、法令その他の規範に従い、関係当局への報告を行うとともに、影響を受けるご本人に対し、事実の概要、影響範囲、当社が講じた措置、お問い合わせ窓口等について、電子メールその他適切な方法により通知します。。

7. 委託先の管理

当社は、利用目的の達成に必要な範囲において、個人情報の取扱いを外部に委託する場合があります。この場合、当社は、個人情報を適切に取り扱うと認められる委託先を選定し、契約等により個人情報の安全管理、秘密保持、再委託条件その他必要な事項を定めたうえで、必要かつ適切な監督を行います。

8. お問い合わせ窓口

当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示、訂正、利用停止等のお申し出については、当社所定の窓口までご連絡ください。

9. その他の事項

アクセス情報について

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